Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Kona-Motors Oy (aputoiminimi ChattisAI)
Y-tunnus 3228470-6
contact@chattis.fi

Tietosuoja-asioissa voit ottaa yhteyttä yllä olevaan sähköpostiosoitteeseen. Erillistä tietosuojavastaavaa ei ole nimetty.

2. Kaksi roolia

ChattisAI toimii kahdessa eri roolissa, ja on tärkeää erottaa ne toisistaan.

• Rekisterinpitäjä. ChattisAI on rekisterinpitäjä omien asiakkaidensa ja yhteydenottajien tietojen sekä chattis.fi-sivustolla käytävien keskustelujen osalta. Tämä seloste koskee tätä käsittelyä.
• Henkilötietojen käsittelijä. Kun Chattis Agent toimii asiakasyrityksen omalla verkkosivustolla, kyseinen yritys on rekisterinpitäjä ja ChattisAI käsittelee tietoja sen lukuun. Käsittelyn ehdot on kuvattu sopimusehtojen kohdassa 10. Jos haluat käyttää oikeuksiasi näiden keskustelujen osalta, ota yhteyttä siihen yritykseen, jonka sivustolla keskustelit.

3. Käsiteltävät henkilötiedot

• Yhteydenotto- ja asiakastiedot: nimi, sähköpostiosoite, mahdollinen puhelinnumero, yrityksen nimi ja Y-tunnus sekä viestien ja keskustelujen sisältö.
• Tilaus- ja laskutustiedot: tilatut palvelut, tilauskausi ja maksutapahtumien tiedot. Maksukorttitietoja ei käsitellä eikä tallenneta ChattisAI:n järjestelmissä, vaan ne käsittelee maksunvälittäjä.
• Chattis-chatin keskustelut chattis.fi-sivustolla: viestien sisältö ja keskustelun ajankohta.
• Tekniset lokitiedot: IP-osoite, selain- ja laitetiedot sekä aikaleimat, joita syntyy palvelun teknisen toiminnan ja tietoturvan yhteydessä.

Tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään. Maksutapahtumia koskevat tiedot saadaan maksunvälittäjältä. Yhteys- ja laskutustietojen antaminen on edellytys sopimuksen tekemiselle: ilman niitä palvelua ei voida toimittaa eikä laskuttaa. Chatissa annettavat tiedot ovat vapaaehtoisia.

4. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

• Palvelun toimittaminen ja sopimuksen täyttäminen. Oikeusperuste on sopimus (6 art. 1 kohta b alakohta), kun asiakas on yksityinen elinkeinonharjoittaja ja siten itse sopimuksen osapuoli. Kun asiakas on yhtiö tai muu oikeushenkilö, sen yhteyshenkilöiden henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella (6 art. 1 kohta f alakohta): sopimusta ei voida täyttää ilman yhteyshenkilön yhteystietoja.
• Yhteydenottoihin vastaaminen ja tarjousten laatiminen. Oikeusperuste on sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet, kun yhteydenottaja on itse tuleva sopimusosapuoli, ja muissa tapauksissa oikeutettu etu vastata yritykseltä tulleeseen yhteydenottoon.
• Laskutus, kirjanpito ja lakisääteiset velvoitteet. Oikeusperuste: lakisääteinen velvoite (6 art. 1 kohta c alakohta).
• Palvelun tietoturva, väärinkäytön estäminen ja vikatilanteiden selvittäminen. Oikeusperuste: oikeutettu etu (6 art. 1 kohta f alakohta).
• Palvelun kehittäminen ja laadun seuranta. Oikeusperuste: oikeutettu etu.

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia, eikä profilointiin markkinointitarkoituksessa.

5. Keskustelujen käyttö tekoälyn kouluttamiseen

Keskusteluja ei käytetä tekoälymallien kouluttamiseen. Palvelimet ja tietokanta sijaitsevat Suomessa, ja tekoälykutsut käsitellään EU:n alueella.

6. Säilytysajat

• Tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.
• Tilinpäätös, kirjanpidot ja tililuettelo säilytetään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä.
• Keskustelut, keskustelusessiot ja chatin kautta jätetyt yhteydenottopyynnöt poistetaan automaattisesti 30 vuorokauden kuluttua niiden syntymisestä. Poisto tapahtuu tietokannan vanhenemissäännöllä ilman erillistä toimenpidettä.
• Asiakas- ja sopimustiedot säilytetään sopimussuhteen ajan. Sopimuksen päätyttyä tiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita sopimukseen liittyvien vaatimusten käsittelyyn.
• Palvelinlokit ovat lyhytaikaisia käyttölokeja, jotka säilyvät palvelinalustan lokipuskurissa. Erillistä analytiikka- tai virheseurantapalvelua ei ole käytössä.

Tarpeettomiksi käyneet tiedot poistetaan tai anonymisoidaan.

7. Tietojen vastaanottajat ja alihankkijat

Henkilötietoja käsittelevät ChattisAI:n puolesta seuraavat palveluntarjoajat, joiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen mukaiset käsittelysopimukset:

• Stripe Payments Europe, Ltd. — maksunvälitys ja tilaushallinta. Stripe toimii osin ChattisAI:n lukuun käsittelijänä ja osin itsenäisenä rekisterinpitäjänä muun muassa petostentorjunnassa ja omien lakisääteisten velvoitteidensa täyttämisessä. Stripen omat käytännöt on kuvattu sen tietosuojaselosteessa (avautuu uuteen välilehteen).
• Hetzner Online GmbH — palvelininfrastruktuuri ja tietokanta Suomessa sijaitsevissa konesaleissa.
• OpenAI — kielimallin tuottamat vastaukset. Keskustelun sisältö välitetään mallille vastauksen muodostamista varten. Käsittely tapahtuu EU:n datan sijaintialueella, eikä OpenAI käytä rajapinnan kautta lähetettyä sisältöä mallien kouluttamiseen.
• Microsoft — sähköpostien välitys silloin, kun palvelu lähettää sähköposti-ilmoituksia.

Henkilötietoja ei myydä eikä luovuteta kolmansille markkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, jos laki sitä edellyttää.

8. Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Palvelimet sijaitsevat Suomessa, ja tekoälykutsut käsitellään EU:n alueella. Palvelun tuottaminen tapahtuu EU:n alueella.

Maksunvälittäjä Stripe voi kuitenkin siirtää maksutapahtumien tietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, muun muassa Yhdysvaltoihin. Nämä siirrot perustuvat Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin ja Stripen kuvaamiin täydentäviin suojatoimiin. Voit pyytää jäljennöstä suojatoimista osoitteesta contact@chattis.fi.

Kielimallin kutsut käsitellään OpenAI:n EU-datan sijaintialueella, eivätkä ne siirry ETA:n ulkopuolelle.

9. Tietoturva

Tiedot on suojattu teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Yhteydet on salattu, pääsy tietoihin on rajattu niihin henkilöihin, jotka tarvitsevat niitä tehtäviensä hoitamiseen, ja pääsy edellyttää tunnistautumista. Tietoja käsittelevät henkilöt ovat salassapitovelvollisia.

10. Evästeet

Chattis.fi-sivustolla ei käytetä evästeitä eikä analytiikka- tai markkinointityökaluja, eikä kävijöitä seurata kolmansien osapuolten palveluilla.

Chat tallentaa selaimen paikalliseen muistiin (localStorage) yhden teknisen tunnisteen nimeltä chattis:visitorId. Se on satunnaisesti muodostettu tunnus, jonka avulla keskustelu jatkuu samasta kohdasta paluukäynnillä. Tunniste ei sisällä henkilötietoja eikä sitä käytetä seurantaan muilla sivustoilla. Voit poistaa sen tyhjentämällä selaimesi sivustokohtaiset tiedot.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus

• saada tietää, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja, ja saada niistä jäljennös;
• vaatia virheellisen tiedon oikaisemista;
• vaatia tietojen poistamista, kun käsittelylle ei ole enää perustetta;
• vaatia käsittelyn rajoittamista;
• vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun;
• saada antamasi tiedot koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen.

Pyynnöt osoitetaan sähköpostitse osoitteeseen contact@chattis.fi. Pyyntöön vastataan tietosuoja-asetuksen mukaisesti kuukauden kuluessa. Pyytäjän henkilöllisyys voidaan joutua varmistamaan.

12. Oikeus tehdä valitus

Jos katsot, että henkilötietojasi on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle. Yhteystiedot ja ohjeet löytyvät osoitteesta tietosuoja.fi (avautuu uuteen välilehteen).

13. Muutokset tähän selosteeseen

Selostetta päivitetään, kun käsittely tai lainsäädäntö muuttuu. Ajantasainen versio on aina saatavilla tällä sivulla, ja sivun alussa kerrotaan viimeisin päivityspäivä.